El Presupuesto del Proyecto según la Guía del PMBOK®. Análisis Operacional
El Presupuesto del Proyecto según la Guía del PMBOK®. Análisis Operacional
“Determinar el Presupuesto es el proceso que consiste en sumar los costos estimados de las actividades individuales o paquetes de trabajo para establecer una línea base de costos autorizada.
El beneficio clave de este proceso es que determina la línea base de costos con respecto a la cual se puede monitorear y controlar el desempeño del proyecto. Este proceso se lleva a cabo una única vez o en puntos predefinidos del proyecto.
El presupuesto de un proyecto contempla todos los fondos autorizados para ejecutar el proyecto. La línea base de costos es la versión aprobada del presupuesto del proyecto en sus diferentes fases temporales, que incluye las reservas para contingencias, pero no incluye las reservas de gestión”
Los párrafos anteriores representan un extracto del tema referido a “Determinar el Presupuesto” del Cap. 7 Gestión de los Costos del Proyecto de la Guía del PMBOK® 6ta. Edición, con base a esto me permito hacer un corto análisis en términos de experiencias operacionales acumuladas en el tiempo.
Para preparar un presupuesto se deberá realizar un análisis que consiste en revisar el entorno del proyecto, estimar las cantidades de recursos necesarios basados en alcances, requisitos y especificaciones técnicas, calcular los costos por unidad de materiales, equipos, mano de obra y los gastos no relacionados con el tiempo de ejecución de la obra.
Para elaborar un presupuesto es importante contar con información de la ubicación donde se llevarán a cabo los trabajos, es necesario conocer las facilidades de acceso y de la existencia de distribuidores de materiales de construcción y de los precios locales; todos estos elementos se deben considerar en la integración de los costos, con clara atención a la variabilidad de dichos elementos que sin lugar a dudas tendrán su particular incidencia en el costo final de la obra o servicio.
Los presupuestos sirven como instrumento de planificación, de coordinación y para el control de funciones. En el caso de los contratos de obras y servicios, el presupuesto representa las cantidades de cada unidad de las partidas que se prevé realizar durante la ejecución, combinadas con los precios unitarios respectivos, de manera que el producto de cada precio unitario por cada cantidad de unidad da como resultado el monto total correspondiente a la partida. La suma de todos los productos de las cantidades de las partidas previamente estimadas por sus respectivos precios unitarios, da lugar al monto total del presupuesto.
Factores determinantes en la elaboración del presupuesto:
• Ubicación
• Tipo de suelo
• Métodos constructivos
• Tipo de instalaciones
• Condiciones ambientales
• Alcances y especificaciones técnicas
• Fecha de inicio y terminación de la obra
• Cronograma
• Condiciones de contratación de la obra
• Disponibilidad de maquinaria (propia o alquilada)
• Disponibilidad de materiales en la región
• Disponibilidad de mano de obra especializada y su rendimiento
• Factores sociales
Etapas de elaboración de un presupuesto:
1. Con base a los planos se determinan las partidas y se elaboran los catálogos de conceptos que intervienen en la obra.
2. Se procede a realizar la cuantificación por concepto de trabajo
3. Una vez conocida la cuantificación por concepto de trabajo, se procede a cuantificar los materiales y equipos a utilizarse y en con la calidad especificada.
4. Una vez definida la relación de materiales y equipos con sus cantidades, se deberán investigar los precios en el mercado de zona.
5. Se formarán las cuadrillas de trabajo y su costo por jornada de mano de obra que intervienen en la ejecución de los trabajos.
6. Analizados los costos directos anteriores y conociendo los costos indirectos de operación que intervienen durante el proceso, se procede a estimar los precios unitarios.
7. Con los análisis de precios unitarios, aplicados a los volúmenes a ejecutar, se obtiene el presupuesto de la obra.
Por: Carlos Parra Urdaneta
Profesional Senior. Especialista en Ingeniería de Costos y Administración de Contratos.
Relator de CIDES Corpotraining y en relación a su Curso: Ingeniería de Costos Aplicada a la Contratación de Obras y Servicios.